De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is Oroxilia Sprl, met maatschappelijke zetel in de Jean Burgersstraat 15, 7850 Enghien en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 0646.852.814.

—

Oroxilia heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, die toeziet op de naleving van de RGPD, advies geeft en aanspreekpunt is voor de gegevensbeschermingsautoriteit. Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met hem opnemen.

—

In het kader van haar website en de verwerking daarvan verzamelt Oroxilia, afhankelijk van het geval, de volgende persoonsgegevens (d.w.z. informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon):

• Identificatiegegevens, zoals uw naam, voornaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, leeftijd…
• Contactgegevens (adres, telefoon, mobiele telefoon, enz.)
• Persoonlijke kenmerken
• Uw beroepsactiviteit
• Financiële gegevens
• Beelden (foto’s, video’s)
• Gegevens over klachten, vragen, opmerkingen
• Elektronische identificatiegegevens (IP-adressen, cookies, enz.)

—

Oroxilia verzamelt en gebruikt uw gegevens voor :

• Specifieke, expliciete, legitieme doeleinden en zal de gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden die niet verenigbaar zijn met de oorspronkelijke doeleinden.
• De uitvoering van een overeenkomst die u met haar bent aangegaan, of voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op uw verzoek zijn genomen.
• Naleving van een wettelijke verplichting die haar is opgelegd.
• Voor legitieme belangen. In dat geval zullen wij nagaan of uw belangen, vrijheden en grondrechten niet prevaleren boven de belangen van Oroxilia.

Oroxilia kan uw gegevens gebruiken wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven. Wanneer wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming, hebt u het recht die toestemming te allen tijde in te trekken.

—

Wij verwerken uw gegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, op passende wijze en beperkt tot hetgeen noodzakelijk is voor het beoogde doel.

De doelstellingen zijn als volgt:

5.1. Commercieel beheer en beheer van bestaande klanten

Ontwikkeling en onderhoud van de commerciële betrekkingen van Oroxilia met haar klanten en leveranciers. Het opstellen van offertes.  Prospectie voor nieuwe klanten.

Rechtsgrondslag: uitvoering van precontractuele maatregelen.

Bewaartermijn: voor de duur van de (pre)contractuele relatie.

5.2. Beveiliging en IT-beheer

Rechtsgrondslag:

• De wettelijke verplichting van Oroxilia om gegevens te beschermen en te zorgen voor adequate beveiliging van persoonsgegevens.
• Het rechtmatige belang van Oroxilia om alle gegevens te beschermen.

—

Duur van de bewaring van de gegevens :

• Communicatie- en toegangssporen worden 12 maanden bewaard.
• De back-upgegevens volgen een rotatiecyclus van 6 maanden.
• Logische toegang: tot het einde van de contractuele relatie.

—

5.3. Financieel en boekhoudkundig beheer

Uw gegevens worden gebruikt voor de facturering van de aangeboden diensten, de boekhouding en het financieel beheer.

Rechtsgrondslag voor deze verwerking: uitvoering van een dienstverleningscontract.

Bewaartermijn: tussen 7 en 10 jaar, afhankelijk van onze wettelijke verplichtingen.

5.4. Beheer van aanwervingen

Oroxilia verwerkt uw sollicitatiegegevens om aan haar aanwervingsbehoeften te voldoen.

Rechtsgrondslag voor deze verwerking: uitvoering van precontractuele maatregelen.

Bewaringstermijn: 2 jaar, behalve bij geschillen.

5.5. Beheer van geschillen

Oroxilia kan in sommige gevallen te maken krijgen met geschillen.

Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang van Oroxilia om geschillen te beheren.

Bewaartermijn van de gegevens: voor de duur van het geschil.

5.6. Statistieken, analyse en tevredenheidsonderzoeken

Oroxilia analyseert zijn prestaties, financiën en interne processen om de kwaliteit en de efficiëntie van zijn diensten te verbeteren.  Oroxilia voert ook klanttevredenheidsonderzoeken uit.

De rechtsgrondslag :

• Voor tevredenheidsonderzoeken: toestemming
• Voor interne analyse, prestaties en statistieken: legitiem belang

—

De gegevens waarop deze analyses betrekking hebben, worden vóór de analyse geanonimiseerd of, indien anonimisering niet mogelijk is, worden de gegevens gepseudonimiseerd.

Duur van de bewaring van de gegevens :

• De gegevens worden voor de duur van de analyse bewaard als ze niet meer nodig zijn. De resultaten worden 10 jaar bewaard
• Gegevens uit tevredenheidsonderzoeken worden 3 jaar bewaard.

—

5.7. Beheer van informatieverzoeken

Oroxilia behandelt uw verschillende verzoeken om informatie betreffende: vooruitzichten, samenwerkingen met toekomstige partners,…

Rechtsgrondslag: (pre)contractuele uitvoering.

Bewaartermijn van de gegevens: Vragen en antwoorden worden gedurende 5 jaar in ons CRM-systeem bewaard voor follow-up doeleinden.

5.8. Sociale media

Oroxilia gebruikt sociale media (LinkedIn) om informatie door te geven. De voorwaarden van de aanbieders van deze sociale netwerken zijn van toepassing. Oroxilia zal geen foto’s of video’s van u op sociale netwerken publiceren als u daarvoor geen toestemming heeft gegeven. Sociale netwerken worden door Oroxilia ook gebruikt om contact met u op te nemen in het kader van klantenprospectie en wervingscampagnes.

Rechtsgrondslag: toestemming voor contact via sociale netwerken.

Duur van de gegevensbewaring: indien van toepassing en zoals aan u meegedeeld met toestemming.

5.9. Gebruik van cookies op onze website

Oroxilia gebruikt cookies. Meer informatie vindt u in het cookiebeleid.

—

Afhankelijk van de verwerking kunnen wij uw gegevens delen met:

• De klantenservice;
• Het business team;
• Het beheer van Oroxilia;
• Externe adviseurs die namens Oroxilia werken;
• leveranciers van IT-systemen en -toepassingen;
• Webanalyse-instrumenten, zoals Google. Meer informatie hierover vindt u in ons cookiebeleid.

—

Met uw toestemming delen wij gegevens met :

• Sociale media platforms,
• Derden waarvoor u uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens met hen te delen (bv. nieuwsbrieven, brochures, tevredenheidsonderzoeken).

—

Soms moeten we persoonlijke gegevens over u doorgeven. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een wet, een verordening of een juridische procedure (zoals een rechterlijke beslissing) ons daartoe verplicht:

• Rechtshandhavingsinstanties wanneer er een vaststelling of vermoeden is dat er een strafbaar feit tegen u is gepleegd in overeenstemming met, of zoals vereist door, de toepasselijke wetgeving
• De hoven en rechtbanken van de gerechtelijke orde in geval van een geschil dat u betreft;
• Overheidsinstanties die bevoegd zijn om uw persoonsgegevens in te zien en/of te verkrijgen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving;
• Onze juridische adviseurs en/of advocaten, bijvoorbeeld in het kader van bedrijfsreorganisaties en geschillen. In het geval van een bedrijfsreorganisatie (bv. fusies of overnames) of financiering kunnen wij sommige van uw persoonsgegevens (in een formaat dat voorkomt dat deze gegevens aan u kunnen worden gekoppeld) overdragen aan een derde partij die bij de transactie betrokken is (bv. een koper of investeerder) overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

—

In het algemeen proberen wij zoveel mogelijk gegevens binnen de Europese Economische Ruimte op te slaan (zoals het geval is met onze website), maar sommige gegevens kunnen in onze opdracht en op onze aanwijzing worden overgebracht naar servers buiten de Europese Economische Ruimte. Door het verstrekken van uw persoonsgegevens aan Oroxilia, inclusief het gebruik van haar website, stemt u in met de overdracht van deze gegevens naar het buitenland. Wanneer uw gegevens worden doorgegeven aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) en het niveau van gegevensbescherming in dat land door de Europese Commissie niet toereikend wordt geacht, zullen wij de nodige waarborgen bieden om uw gegevens te beschermen (wij gebruiken de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie) met veiligheidsmaatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens adequaat worden beschermd.

—

Wij verbinden ons ertoe binnen een maand na ontvangst van uw verzoek te antwoorden.

Bij een grote of meervoudige aanvraag kan deze periode van een maand met twee maanden worden verlengd.Om uw rechten uit te oefenen, moet u contact opnemen met onze dienst via e-mail.

8.1. Recht op informatie

U hebt het recht om duidelijke, transparante en begrijpelijke informatie te ontvangen over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken en hoe u uw rechten kunt uitoefenen. Daarom geven wij u in deze polis de meest uitgebreide informatie.

8.2. Recht op toegang tot uw gegevens

U hebt recht op toegang tot de persoonsgegevens die wij over u bewaren.

8.3. Recht op rectificatie, beperking en verwijdering van uw gegevens

U heeft het recht om correctie van uw gegevens te vragen indien deze onjuist zijn.

U hebt het recht te verzoeken om beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit betekent dat u vraagt om de verwerking van uw gegevens stop te zetten, maar niet om ze te wissen. In sommige gevallen hebt u het recht om te vragen dat uw gegevens worden gewist, tenzij wij aan wettelijke verplichtingen zijn onderworpen.

8.4. Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens

U hebt het recht om de persoonsgegevens die u aan Oroxilia hebt verstrekt (en die langs geautomatiseerde weg zijn verwerkt), in een leesbaar formaat te ontvangen wanneer daarvoor toestemming is verleend.

8.5. Recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens voor andere doeleinden

U hebt te allen tijde het recht om op gronden die verband houden met uw specifieke situatie bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens wanneer wij deze gebruiken voor ons gerechtvaardigd belang. Wij stoppen dan met de verwerking van uw gegevens, tenzij er dwingende legitieme redenen zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of de gegevens noodzakelijk zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

8.6. Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

Als u vindt dat de bepalingen van dit beleid niet worden nageleefd of als u andere redenen hebt om een klacht in te dienen over kwesties in verband met de bescherming van uw persoonsgegevens, kunt u rechtstreeks contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (contact@apd-gba.be – Pressestraat 35, 1000 Brussel).

—

Uw persoonlijke gegevens zijn beschermd:

• Door organisatorische maatregelen
• Door logische toegangscontroles tot ons informatiesysteem
• Met back-up systemen
• Dankzij het beheer en de bewaking van computersporen
• Dankzij versleutelingsmechanismen
• Met gecertificeerde datacenters
• Door strikte contractuele bepalingen met onze onderaannemers

—

Dit beleid kan door Oroxilia worden bijgewerkt om u beter te informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens.

Op de website van Oroxilia vindt u altijd de laatste versie.

Ingangsdatum: 06 december 2022.

Bijwerkingsdatum: 06 december 2022.

—