Le responsable du traitement des données à caractère personnel est Oroxilia Sprl, dont le siège social est situé Rue Jean Burgers 15, 7850 Enghien et qui est inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro BE 0646.852.814.

Oroxilia a nommé un délégué à la protection des données, qui veille au respect du RGPD, fournit des conseils et est le point de contact de l’autorité de protection des données. Il peut être contacté par mail pour toute question concernant le traitement de vos données personnelles.

Dans le cadre de son site internet, de ses traitements, Oroxilia collecte, selon les cas, les données personnelles suivantes (c’est-à-dire des informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable) :

• Données d’identification telles que votre nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance, sexe, âge,…
• Données de contact (adresse, téléphone, téléphone portable, etc.).
• Caractéristiques personnelles.
• Votre activité professionnelle.
• Données financières.
• Images (photos, vidéos).
• Données sur les plaintes, questions, remarques.
• Données d’identification électronique (adresses IP, cookies, etc.).

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Oroxilia collecte et utilise vos données pour :

• Des finalités spécifiques, explicites, légitimes, et n’utilisera pas les données à d’autres fins qui ne sont pas compatibles avec les finalités initiales.
• L’exécution d’un contrat que vous avez conclu avec elle, ou pour l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande.
• Le respect d’une obligation légale qui lui est imposée.
• Des intérêts légitimes. Dans ce cas, nous vérifierons que vos intérêts, libertés et droits fondamentaux ne prévalent pas sur les intérêts d’Oroxilia. 

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Oroxilia peut utiliser vos données lorsque vous avez donné votre consentement. Lorsque nous traitons vos données sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. 

Nous traitons vos données conformément à la législation applicable, d’une manière adéquate et limitée à ce qui est nécessaire aux fins prévues.

Les objectifs sont les suivants :

5.1. Gestion commerciale et gestion des clients existants

Développement et maintien des relations commerciales d’Oroxilia avec ses clients, ses fournisseurs. Préparation des devis. Prospection de nouveaux clients.

Base juridique : exécution de mesures précontractuelles.

Durée de conservation des données : pendant la durée de la relation (pré)contractuelle.

5.2. Sécurité et gestion informatique

Oroxilia traite les données et doit donc veiller à ce qu’elles soient correctement sécurisées. Cela inclut, par exemple, la surveillance des systèmes d’information, la création de traces de communication, les journaux d’accès, la gestion des accès, la gestion des sauvegardes et l’archivage.

Base juridique :

• Obligation légale d’Oroxilia de protéger les données et d’assurer une sécurité adéquate des données personnelles.
• Les intérêts légitimes d’Oroxilia à protéger toutes les données.

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Durée de conservation des données :

• Les traces de communication et d’accès sont conservées pendant 12 mois.
• Les données de sauvegarde suivent un cycle de rotation de 6 mois.
• Accès logique : jusqu’à la fin de la relation contractuelle.

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5.3. Gestion financière et comptable

Vos données sont utilisées pour la facturation des services proposés, la comptabilité et la gestion financière.

Base juridique de ce traitement : exécution d’un contrat de service.

Durée de conservation des données : entre 7 et 10 ans selon nos obligations légales.

5.4. Gestion du recrutement

Oroxilia traite vos données de candidature afin de répondre à ses besoins de recrutement.

Base juridique de ce traitement : exécution de mesures précontractuelles.

Durée de conservation des données : 2 ans sauf en cas de litige.

5.5. Gestion des litiges

Oroxilia peut dans certains cas avoir à faire face à des différends.

Base juridique : intérêts légitimes d’Oroxilia à gérer les litiges.

Durée de conservation des données : pendant la durée du litige.

5.6. Statistiques, analyses et enquêtes de satisfaction

Oroxilia analyse sa performance, ses finances et ses processus internes afin d’accroître la qualité et l’efficacité de ses services. Oroxilia réalise également des enquêtes de satisfaction client.

Base juridique :

• Pour les enquêtes de satisfaction : consentement.
• Pour l’analyse interne, la performance et les statistiques : intérêt légitime.

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Les données faisant l’objet de ces analyses sont anonymisées avant l’analyse ou, si l’anonymisation n’est pas possible, les données sont pseudonymisées.

Durée de conservation des données :

• Les données sont conservées pendant la durée de l’analyse si elles ne sont plus nécessaires. Les résultats sont conservés pendant 10 ans.
• Les données issues des enquêtes de satisfaction sont conservées pendant 3 ans.

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5.7. Gestion des demandes d’informations

Oroxilia traite vos différentes demandes d’informations concernant : les prospects, les collaborations avec de futurs partenaires,…

Base juridique : exécution (pré)contractuelle.

Durée de conservation des données : Les questions et réponses sont conservées dans notre système CRM pendant 5 ans à des fins de suivi.

5.8. Médias sociaux

Oroxilia utilise les médias sociaux (LinkedIn) pour transmettre des informations. Les conditions générales des fournisseurs de ces réseaux sociaux s’appliquent. Oroxilia ne publiera pas de photos, de vidéos de vous sur les réseaux sociaux si vous n’avez pas donné votre consentement. Les réseaux sociaux sont également utilisés par Oroxilia pour vous contacter dans le cadre de campagnes de prospection client et de recrutement.

Base juridique : consentement pour le contact via les réseaux sociaux.

Durée de conservation des données : le cas échéant et tel qu’il vous est communiqué avec consentement.

5.9. Utilisation de cookies sur notre site Web

Oroxilia utilise des cookies. Vous pouvez trouver plus d’informations dans la politique de cookies.

En fonction du traitement, nous pouvons partager vos données avec :

• L’équipe de soutien à la clientèle;
• L’équipe business;
• Le management d’Oroxilia;
• Consultants externes travaillant pour le compte d’Oroxilia ;
• Fournisseurs de systèmes et d’applications informatiques ;
• Outils d’analyse Web, tels que Google. Vous pouvez trouver plus d’informations à ce sujet dans notre politique de cookies.

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Avec votre consentement, nous partageons des données avec :

• Plateformes de médias sociaux,
• Les tiers pour lesquels vous avez donné votre consentement explicite pour partager vos données personnelles avec eux (par exemple, newsletters, brochures, enquêtes de satisfaction).

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Parfois, nous sommes amenés à transmettre des données personnelles vous concernant. C’est le cas lorsqu’une loi, un règlement ou une procédure judiciaire (telle qu’une décision de justice) nous y oblige, par exemple :

• Autorités chargées de l’application de la loi en cas de constatation ou de soupçon qu’une infraction a été commise contre vous conformément à la loi applicable ou tel que requis par celle-ci
• Les cours et tribunaux de l’ordre judiciaire en cas de litige vous concernant ;
• Les entités gouvernementales autorisées à accéder et/ou à obtenir vos données personnelles conformément à la loi applicable ;
• Nos conseillers juridiques et/ou avocats, par exemple dans le cadre de réorganisations d’entreprises et de litiges. En cas de réorganisation d’entreprise (par exemple, fusions ou acquisitions) ou de financement, nous pouvons transférer certaines de vos données personnelles (dans un format qui empêche ces données d’être liées à vous) à un tiers impliqué dans la transaction (par exemple, un acheteur ou un investisseur) conformément à la loi applicable en matière de protection des données.

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En général, nous essayons autant que possible de stocker des données au sein de l’Espace économique européen (comme c’est le cas avec notre site Web), mais certaines données peuvent être transférées vers des serveurs situés en dehors de l’Espace économique européen en notre nom et selon nos instructions. En fournissant vos données personnelles à Oroxilia, notamment en utilisant son site internet, vous consentez au transfert de ces données à l’étranger. Lorsque vos données sont transférées vers un pays en dehors de l’Espace économique européen (« EEE ») et que le niveau de protection des données dans ce pays n’est pas considéré comme adéquat par la Commission européenne, nous fournirons les garanties nécessaires pour protéger vos données (nous utilisons les clauses contractuelles types de la Commission européenne) avec des mesures de sécurité pour garantir que vos données sont protégées de manière adéquate.

Nous nous engageons à vous répondre dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. 

Si vous avez une demande importante ou multiple, cette période d’un mois peut être prolongée de deux mois supplémentaires. Pour exercer vos droits, vous devez contacter notre service par e-mail.

8.1. Droit à l’information

Vous avez le droit de recevoir des informations claires, transparentes et compréhensibles sur la manière dont nous utilisons vos données personnelles et sur la manière d’exercer vos droits. C’est pourquoi nous vous fournissons les informations les plus complètes dans cette politique.

8.2. Droit d’accès à vos données 

Vous avez un droit d’accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet.

8.3. Droit de rectification, de limitation et de suppression de vos données

Vous avez le droit de demander la correction de vos données si elles sont incorrectes.

Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données. Cela signifie demander d’arrêter le traitement de vos données, mais pas de les supprimer.

Dans certains cas, vous avez le droit de demander la suppression de vos données, sauf si nous sommes soumis à des obligations légales.

8.4. Droit à la portabilité de vos données

Vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous avez fournies à Oroxilia (traitées par des moyens automatisés), dans un format lisible où elles sont basées sur le consentement.

8.5. Droit de s’opposer à l’utilisation de vos données à d’autres fins

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à l’utilisation de vos données lorsque nous les utilisons pour notre intérêt légitime. Nous cesserons alors de traiter vos données, sauf s’il existe des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés ou lorsque les données sont nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

8.6. Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si vous estimez que les dispositions de la présente politique ne sont pas respectées ou si vous avez d’autres raisons de vous plaindre de questions relatives à la protection de vos données personnelles, vous pouvez contacter directement l’Autorité de protection des données (contact@apd-gba.be – Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles).

Vos données personnelles sont notamment protégées :

• Par des mesures organisationnelles
• Par des contrôles d’accès logiques à notre Système d’Information
• Grâce à des systèmes de sauvegarde 
• Grâce à la gestion et au suivi des traces informatiques
• Grâce à  des mécanismes de cryptage 
• Grâce à  des centres de données certifiés
• Par des clauses contractuelles strictes avec nos sous-traitants

Cette politique peut être mise à jour par Oroxilia afin de mieux vous informer sur le traitement de vos données personnelles. 

Vous pouvez toujours trouver la dernière version sur le site Web d’Oroxilia.

Date d’entrée en vigueur :  06 décembre 2022

Date de mise  à jour :  06 décembre 2022